1. Hvem gælder politikken for?
Politikken gælder for besøgende på faktor10.dk samt kontaktpersoner hos potentielle kunder, kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre, der kommunikerer med Faktor 10.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Besøg på hjemmesiden
Den aktuelle hjemmeside anvender ikke analyse- eller marketingcookies. Hostingmiljøet kan registrere tekniske oplysninger i serverlogs, herunder IP-adresse, tidspunkt, browseroplysninger, den besøgte side og tekniske fejl.
Henvendelser og oplysninger fra andre kilder
Når du kontakter Faktor 10 via mail eller telefon, kan vi behandle navn, stilling, virksomhed, e-mail, telefonnummer, indholdet af henvendelsen og relevante noter om dialogen.
Faktor 10 kan også modtage almindelige erhvervsmæssige kontaktoplysninger fra LinkedIn, offentlige virksomhedsoplysninger, virksomheders hjemmesider, netværk, samarbejdspartnere eller henvisninger. Oplysningerne begrænses som udgangspunkt til navn, stilling, virksomhed og erhvervsmæssige kontaktoplysninger.
Kunder og projekter
Ved et kundesamarbejde kan vi desuden behandle aftale-, fakturerings- og betalingsoplysninger samt dokumenter, data, mødenoter, korrespondance og andet materiale, der er nødvendigt for den konkrete leverance.
Hvis kundemateriale indeholder oplysninger om andre personer, er kunden ansvarlig for at have et lovligt grundlag for at dele materialet. Når Faktor 10 behandler personoplysninger på kundens vegne, indgås en databehandleraftale, inden behandlingen påbegyndes.
3. Formål og behandlingsgrundlag
- Besvare henvendelser og afklare et muligt samarbejde: nødvendigt for at gennemføre foranstaltninger før en aftale eller for Faktor 10s legitime interesse i at håndtere erhvervsmæssige henvendelser.
- Indgå og opfylde aftaler: nødvendigt for aftalens indgåelse og opfyldelse.
- Projektstyring, kvalitetssikring og dokumentation: nødvendigt for leverancen og Faktor 10s legitime interesse i at dokumentere aftaleforholdet.
- Bogføring, fakturering og myndighedskrav: nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser.
- Drift og sikkerhed: Faktor 10s legitime interesse i at beskytte hjemmeside, systemer og oplysninger mod fejl og misbrug.
- Elektronisk markedsføring: kun med et gyldigt forudgående samtykke eller efter en lovlig undtagelse for egne tilsvarende ydelser til eksisterende kunder. Markedsføring kan altid frabedes gratis.
Det er frivilligt at kontakte Faktor 10. Oplysninger, som er nødvendige for tilbud, aftale, fakturering, resultataftale eller levering, er dog en forudsætning for, at Faktor 10 kan indgå og opfylde aftalen.
Faktor 10 træffer ikke afgørelser om personer, der alene er baseret på automatiseret behandling eller profilering.
4. Hvem kan oplysninger deles med?
Oplysninger deles kun, når det er nødvendigt. Faktor 10 anvender blandt andet Google Workspace samt betalte og adgangskontrollerede versioner af ChatGPT, Claude og Gemini. Fortrolige kundedata behandles kun i erhvervsløsninger, der er omfattet af relevante erhvervsvilkår og, når Faktor 10 er databehandler, en databehandleraftale. Der kan desuden anvendes leverandører af hosting, bogføring og sikkerhed samt advokat, revisor eller andre relevante specialister, når opgaven kræver det, og delingen er aftalt eller lovlig.
Fortroligt kundemateriale må ikke behandles i gratis eller åbne forbrugerversioner af AI-tjenester. Oplysninger begrænses til det nødvendige for opgaven, og relevante leverandørvilkår, databehandlerforhold, adgangsindstillinger og sikkerhedsforanstaltninger vurderes før brug.
Databehandlere må kun behandle oplysninger efter instruks og under passende kontraktuelle og sikkerhedsmæssige rammer. Faktor 10 bruger ikke kunders fortrolige materiale til generel træning af offentligt tilgængelige AI-modeller og bruger ikke materialet til andre kunders opgaver.
5. Behandling uden for EU/EØS
Google Workspace, ChatGPT, Claude, Gemini og andre teknologileverandører kan i visse situationer behandle oplysninger uden for EU/EØS. I så fald anvendes et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en gældende tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, sammen med relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger.
Du kan kontakte Faktor 10 på tml@faktor10.dk for at få nærmere oplysninger om de relevante overførselsgrundlag og sikkerhedsforanstaltninger.
6. Hvor længe gemmer vi oplysninger?
- Erhvervsmæssige kontaktoplysninger og dialognoter fra en aktiv kundedialog eller et aktivt kundeforhold slettes eller anonymiseres senest 30 dage efter, at dialogen eller kundeforholdet er afsluttet.
- Projektets arbejdsfiler, råmateriale og kopier af kundemateriale slettes eller returneres senest 30 dage efter afsluttet kundeforhold, medmindre en anden frist er aftalt, eller opbevaring er nødvendig af juridiske eller dokumentationsmæssige grunde.
- Aftaler, resultataftaler, godkendelser, væsentlig korrespondance og materiale, der er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare et retskrav, kan opbevares i op til tre år efter kundeforholdets afslutning eller længere, hvis et konkret krav gør det nødvendigt.
- Aftale-, faktura- og regnskabsmateriale opbevares i det tidsrum, bogføringsreglerne kræver, som udgangspunkt fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår.
- Tekniske logs opbevares kun så længe, de er nødvendige for drift, fejlsøgning og sikkerhed, medmindre en konkret hændelse kræver længere opbevaring.
7. Sikkerhed
Faktor 10 anvender passende organisatoriske og tekniske foranstaltninger, herunder adgangsbegrænsning, stærk autentifikation, fortrolighed, betalte og adgangskontrollerede erhvervstjenester, dataminimering, vurdering af relevante platforme, menneskelig kvalitetssikring samt aftaler og procedurer for opbevaring og sletning.
8. Dine rettigheder
Du kan efter databeskyttelsesreglerne have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Når behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage for fremtidig behandling.
Kontakt tml@faktor10.dk for at gøre brug af dine rettigheder. Faktor 10 kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.
9. Klage
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at Faktor 10 behandler dine personoplysninger i strid med reglerne. Se kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.
10. Ændringer
Politikken opdateres, når behandlinger, leverandører eller regler ændrer sig væsentligt. Den gældende version findes altid på denne side.